eAkte Elektronische Vergabeakte
Die elektronische Vergabeakte (e-Akte) umfasst sämtliche Aspekte und die vollständige Dokumentation des Ausschreibungs- und Vergabeprozesses in kompletter chronologischer Reihung.
Der gesamte Prozess, beginnend mit der Veröffentlichung, ggf. der Unternehmensauswahl, Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Bieterfragen und Antworten (als sog. „Bieterkommunikation“), dem Angebotseingang bis zur Submission sprich Angebotseröffnung und der Prüfung, Wertung, Vergabe und Information der nicht berücksichtigten Bieter wir in der eAkte automatisch hinterlegt. Zusätzlich stellt die Vergabestelle alle beliebigen Dokumente und relevanten Informationen ins System mit ein. Darüber hinaus wird in der eAkte der gesamt Log gespeichert, d.h. es ist dokumentiert welcher Nutzer zu welcher Zeit im System eingeloggt war und welche Handlungen von ihm auf der Vergabeplattform durchgeführt wurden. Alle im Laufe der Ausschreibung eingestellten Dokumente werden in allen Versionen in der eAkte hinterlegt, es wird nichts überschrieben.
Abschließend wird durch Versiegeln die elektronischen Vergabeakte (eAkte) geschlossen und in das System der Vergabestelle übertragen. Durch diese Versiegelung der eAkte ist diese revisionssicher, d.h. es kann nichts mehr hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden. Nach der Versiegelung kann der Auftraggeber die eAkte in sein eigenes Dokumentenmanagementsystem übernehmen. Die Daten werden parallel auf der aumass Vergabeplattform gespeichert, bis wir eine schriftliche Bestätigung erhalten, dass die eAkte beim Auftraggeber gespeichert wurde und komplett einsehbar ist.
Siehe auch:
aumass Informationen:
