Archivierungsfrist
Die Archivvierungsfrist für die Dokumentation, den Vergabevermerk, die Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen ist in §8 Abs. 4 VgV geregelt.
Danach müssen alle für die Vergabe relevanten Unterlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufbewahrt werden, mindestens aber 3 Jahre ab Zuschlag. §8 Abs. 3 SektVo enthält bezüglich der Archivierungsfrist den gleichen Wortlaut. Auch eine 3-jährige Archivierungsfrist regelt der § 6 Abs. 2 der UVgO.
Daneben ergeben sich Archivierungsfristen aus verwaltungsinternen Vorschriften, z.B. im Falle einer Vergabe durch einen Zuwendungsempfänger aus dem Zuwendungsbescheid und den dort festgelegten Nebenbestimmungen. Gewöhnlich wird in den Zuwendungsbeschieden eine Archivierungsfrist von 5 Jahren nach Abschluss des Vergabeverfahrens festgelegt.
Die reale Archivierungsfrist beträgt auch ansonsten häufig mehr als 3 Jahre. Sie umfasst im Einzelfall einen sehr weitgefassten Zeitraum. So ist die Laufzeit des Vertrages und im Falle einer Mängelbeseitigung ebenso Zeitraum der Gewährleistung nach Mängelbeseitigung zu berücksichtigen.
Diese Archivierungsfrist ist nicht unerheblich. Im traditionellen, papiergebunden Verfahren können die Vergabeakten sehr umfangreich sein und mehrere Regalmeter füllen, so dass mit der Archivierungsfrist auch nicht unerhebliche Kosten verbunden sind. Die digitale Vergabeakte ist zwar wesentlich platzsparenden, jedoch erzeugt auch ihre sichere Aufbewahrung innerhalb der Archivierungsfrist Kosten.
Siehe auch:
- eAkte elektronische Vergabeakte
- Vergabevermerk
- Vergabemanagementsystem
