eVergabe für Vergabestellen Einleitende Informationen
Die elektronische Vergabe – eVergabe – ist im Vergabealltag angekommen. Das bedeutet, dass Vergabeverfahren von der Veröffentlichung bis zur Auftragserteilung über eine eVergabe-Plattform durchgeführt werden.
eVergabe bietet allen Beteiligten Vorteile. Die Vergabeverfahren werden einfacher, kostengünstiger und transparenter. Über eine eVergabe-Plattform können Sie einen großen Markt mit vielen Bietern erreichen und erhalten dadurch mehr und bessere Angebote. Damit können geplante Budgets eingehalten werden. Gleichzeitig ist die Rechtskonformität gewährleistet und alle Verfahren sind sauber dokumentiert.
Im Folgenden haben wir für Einsteiger in die Thematik ein paar grundlegende Fragen rund um die eVergabe zusammengestellt.
Was ist eVergabe?
Eine Vergabestelle plant Ihre Vergabeverfahren ebenso wie zuvor. Sobald Projektplan, Budget und Zeitplan stehen, loggt sich die Vergabestelle oder ein dazu autorisierter externer Planer auf einer eVergabe-Plattform ein und eröffnet dort ein neues Vergabeverfahren. Wenn alle Informationen eingegeben sind, kann die Ausschreibung per Mausklick über die Plattform veröffentlicht werden.
Bieter können nun die öffentlichen Ausschreibungen gebührenfrei und ohne Registrierung einsehen und die Vergabeunterlagen herunterladen. Möchte ein Bieter an einem Vergabeverfahren teilnehmen, muss er sich bei der eVergabe-Plattform registrieren. Sobald die Identität des Bieters rechtskonform geklärt ist, kann dieser über die Plattform mit der Vergabestelle kommunizieren und seine Angebote abgeben. Dabei werden sämtliche Handlungen von der Plattform dokumentiert.
Bis zur Angebotseröffnung werden die Angebote anonym im Angebotstresor der Plattform gespeichert und die Inhalte sind nicht einsehbar. Bei der Angebotseröffnung, welche nach dem 4-Augen-Prinzip über ein Codeverfahren durchgeführt wird, werden die Angebote dann lesbar dargestellt. Auch die Auftragserteilung und die Absagen erfolgen über die Plattform und werden automatisch dokumentiert.
Im letzten Schritt werden alle Verfahrensrelevanten Daten (Verfahren, Fristen, Bieter, Kommunikation, Angebote, Zuschlag, handschriftliche Vermerke, eVergabe Informationen etc.) in einer eVergabe-Akte gespeichert. Die eVergabe-Akte kann dann jederzeit exportiert und langfristig archiviert werden. Bei aumass ist die eVergabe-Akte in allen Tarifen bereits enthalten.
Ist eVergabe verpflichtend?
Die EU hat bereits 2003 auf Betreiben der Bundesrepublik Deutschland die elektronische Vergabe initiiert. Seit dem 18. Oktober 2018 gilt die durchgägngige eVergabe verpflichtend für alle europaweiten Verfahren. Ebenso müssen unterschwellige Verfahren, die nach UVgO durchgeführt werden, verpflichtend über eine eVergabe-Plattform laufen. Lediglich das Bauwesen verfügt noch über die Wahlmöglichkeit, ob elektronisch oder in Papierform gearbeitet werden soll.
Das e-Government-Gesetz der Bundesrepublik Deutschland fordert die elektronische Dokumentation sämtlicher Vergabeunterlagen, jedoch ist noch kein fester Zeitpunkt zur Umsetzung dieser Vorgabe festgelegt. Damit wird die Konversion zum elektronischen Vergabewesen abgeschlossen sein.
Hilft eVergabe bei der sicheren Verwendung von Fördermitteln?
Beim Erhalt von Fördermitteln muss zu jedem Projekt ein Verwendungsnachweis erstellt werden. Dabei ist es wichtig darlegen zu können, dass es im gesamten Projekt zu keinem gravierenden Vergabeverstoß gekommen ist. Werden alle Verfahren über eine eVergabe-Plattform durchgeführt, ist dieser Nachweis über die automatisch erstellte eVergabe-Akte leicht möglich.
Welche Vergabeverfahren sind mit eVergabe möglich?
aumass unterstützt alle Vergabeverfahren, sowohl nationale als auch EU-weite, öffentliche und beschränkte, einstufige und mehrstufige inklusive Planungswettbewerben. Auch Ex-Ante oder Ex-Post-Meldungen sind über die Plattform möglich. Eine Besonderheit bei der aumass eVergabe ist, dass alle Verfahrensarten in derselben Logik in nahezu identischen Bildschirmmasken durchgeführt werden. Das aumass VergabeNavi® hilft Ihnen dabei, sicher durch die Verfahren zu navigieren, stellt relevante Informationen zur Verfügung und unterstütz Sie dabei, Fehler zu vermeiden, indem es nicht relevante Informationen ausblendet.
Wo werden Bekanntmachungen veröffentlicht?
Die Bekanntmachungen werden per Mausklick auf aumass eVergabe veröffentlicht. Die Bekanntmachungen sind dann für die Bieter kostenlos und registrierungsfrei einzusehen, wie es das Gesetz vorgibt. Alle nationalen Verfahren werden automatisch an www.bund.de weitergeleitet und zusätzlich dort veröffentlicht. Alle EU-Verfahren werden an EU TED SIMAP weitergeleitet und zusätzlich dort veröffentlicht. Ebenso werden alle landesspezifischen Pflichtmedien bedient, wie z.B. die BayVeBe in Bayern.
Können externe Planer eingebunden werden?
Bei aumass eVergabe ist das problemlos möglich. Eine Vergabestelle muss dafür lediglich einen weiteren Nutzer anlegen und diesem die für ihn zugedachten Rechte zuweisen.
Bis auf wesentliche Verfahrensschritte, wie die Veröffentlichung und die Angebotseröffnung, kann die Vergabestelle selbst festlegen, wie viele Rechte dem externen Planer eingeräumt werden. Da der externe Planer einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Passwort hat, werden die Handlungen des Planers auf der eVergabe-Plattform elektronisch dokumentiert.
Stehen Vergabehandbücher zur Verfügung?
Auf der aumass eVergabe-Plattform steht eine Vielzahl von Formularen zur Verfügung. Zum einen sämtliche EU-Formulare und zum anderen die Formulare des VHB Bund. Aber auch die Formulare des VHB, VHL und VHF Bayern und Vergabehandbücher und Formularsammlung unterschiedlicher Bundesländer.
Sie können wählen, ob Sie die Formulare zentral abrufen oder aus dem jeweiligen Ausschreibungsverfahren heraus. In diesem Fall werden die Formulare mit den Eckdaten des Verfahrens vorbefüllt.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Ihre eigenen Formblätter in der aumass eVergabe-Plattform zu hinterlegen.
Ex-Ante und Ex-Post Meldungen?
Bei aumass eVergabe sind Ex-Ante und Ex-Post-Meldungen problemlos möglich. Durch die Auswahl des vorgesehenen Vergabeverfahrens werden die Ex-Ante und Ex-Post Einstellungen der aumass eVergabe-Plattform vorbelegt. Dadurch werden die Ex-Ante und Ex-Post Informationen automatisch an die entsprechenden Stellen übermittelt. Die Ex-Ante und Ex-Post Funktionen sind in allen Tarifen enthalten.
Kann die Vergabestatistik bedient werden?
Über die aumass eVergabe-Plattform können Sie die geforderten Daten über eine Schnittstelle direkt aus dem Verfahren heraus an die Destatis übermitteln. Dann erfüllen Sie die Anforderungen der Vergabestatistikverordnung.
Ist eVergabe rechtskonform?
Die Vorgaben zur eVergabe sind unter anderem geregelt in der VgV und in der UVgO sowie in Artikel 22 Richtlinie 2014/24/EU. Das bedeutet im Wesentlichen, dass die Vergabeverfahren der öffentlichen und öffentlich geförderten Institutionen über eine elektronische Plattform durchgeführt werden müssen.
Der eVergabe-Prozess muss dabei den Grundsätzen „unentgeltlich, uneingeschränkt, nicht diskriminierend, allgemein verfügbar“ folgen.
Das bedeutet für die Bieter, dass Ihnen Ausschreibungen und Vergabeunterlagen kostenlos und uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies muss für die Bieter direkt, also ohne einen Registrierungszwang, möglich sein. Eine Vergabestelle muss sich für eine rechtskonforme eVergabe-Plattform entscheiden. Die aumass eVergabe-Plattform ist zu 100% rechtskonform. Im Verbund mit den staatlichen Stellen und renommierten Vergaberechtskanzleien wird die Plattform ständig überprüft und an die aktuellen Veränderungen im Vergaberecht angepasst. In über 600.000 Verfahren seit etwa 15 Jahren gab es keinerlei rechtliche Beanstandung.
Was kostet eVergabe?
Zunächst einmal: Weniger als bisher. Bisher die Veröffentlichung einer Ausschreibung in Zeitungen und Anzeigern mehrere Hundert Euro gekostet. Bei einem Projekt wie einem Kindergarten, bei dem viele Gewerke und somit Ausschreibungen erforderlich waren, summierten sich die Inserats-Kosten oft auf mehrere Tausend Euro für ein einziges Projekt.
Bei der eVergabe kann jeder Anbieter sein Preismodell frei wählen. Der Markt hat sich bereits angenähert, die etablierten Plattformen verlangen in der Regel ähnliche Nutzungsgebühren. Bei aumass können Sie zwischen einer Einzelvergabe oder einer Flatrate wählen. Die aktuellen Tarife finden Sie in der Tariftabelle.
Unterschiede ergeben sich im angebotenen Funktionsumfang. Unter anderem sollten die folgenden Dinge beachtet werden: Ist die eVergabe-Akte mit sämtlichen eVergabe Informationen inklusive? Werden gute Einkaufsergebnisse erzielt? Ist die Oberfläche einfach zu bedienen? Können mehrere Auftragsgeber parallel bearbeitet werden? Ist ein unbegrenztes Datenvolumen enthalten? Besuchen Sie für nähere Informationen die Seite „Vergabestellen / Tarife und Registrierung“.
Müssen Bieter sich registrieren?
Die Suche nach öffentlichen Ausschreibungen und das Herunterladen der Vergabeunterlagen haben registrierungsfrei und kostenlos zu erfolgen. Bei der aumass eVergabe-Plattform ist das so verwirklicht.
Erst wenn ein Bieter an einem Verfahren teilnehmen oder in einem Vergabeverfahren über die eVergabe-Plattform mit der Vergabestellen kommunizieren oder ein Angebot einreichen möchte, ist für eine eindeutige Identifikation des Bieters eine Registrierung erforderlich. Auch diese Registrierung erfolgt bei aumass ausdrücklich gebührenfrei.
Grundsätzlich ist bei aumass können alle Bieter gebührenfrei an Vergabeverfahren teilnehmen. Bei aumass fallen für den Bieter lediglich dann Gebühren an, wenn er sich für einen Tarif mit erweitertem Funktions- und Komfortumfang entscheidet. So kann ein Unternehmen beispielsweise mehrere Nutzer anlegen wollen oder sein Verfahren speichern. Ein solches Mehr an Komfort ist in einem gebührenpflichtigen Tarif möglich.