Elektronische Angebotsabgabe Praxis, heute und in Zukunft
Bei Einführung der eVergabe wurden zunächst lediglich die elektronische Veröffentlichung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen und die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bietern über eine eVergabe-Plattform verpflichtend festgelegt.
Bereits heute ist für Vergabestellen bei EU-weiten Verfahren die elektronische Angebotsannahme und die elektronische Submission verpflichtend. Bei nationalen Verfahren kann eine Vergabstelle selbst festlegen, ob Angebote in elektronischer Form oder per Post zugestellt werden müssen.
Nach und nach werden immer mehr Vergabestellen die Bieter dazu verpflichten, Angebote in elektronischer Form über eine eVergabe-Plattform abzugeben.
Die Angebotsabgabe bisher (per Post):
Traditionell wurden Angebote der Bieter auf dem Postweg abgegeben – Angebotsunterlagen mit Briefkopf, Unterschrift und Stempel. Die eingegangenen Angebote lagen verschlossen im Postfach der Vergabestelle. Bei der Submission wurden alle Angebote geöffnet, auf Plausibilität überprüft und ausgewertet. Das Ergebnis wurde im Submissionsprotokoll niedergeschrieben.
Die Angebotsabgabe heute (per Post und elektronisch):
Heute werden Ausschreibungen auf einer eVergabe-Plattform veröffentlicht und die Vergabeunterlagen für die Bieter zum Download bereitgestellt. Auch die Bieterkommunikation findet über die eVergabe-Plattform statt.
Vergabestellen können bei nationalen Ausschreibungen weiterhin zulassen, dass Bieter Angebote in Papierform auf dem Postweg oder per berittenem Boten übermitteln. Dieser Verfahrensweg bietet einen einfachen Übergang in die eVergabe.
Vergabestellen können schon heute die Angebotsannahme in elektronsicher Form über die eVergabe-Plattform zwingend fordern. Bei EU-weiten Verfahren ist die elektronische Angebotsabgabe ohnehin schon verpflichtend.
Die Angebotsabgabe in Zukunft (rein elektronisch):
In naher Zukunft werden alle Verfahren komplett über eine eVergabe-Plattform durchgeführt werden. Das bedeutet zwangsläufig, dass Bieter alle Angebote in elektronischer Form über eine eVergabe-Plattform abgeben müssen. Für Vergabestellen bedeutet es, den Weg der elektronsichen Angebotsabgabe zu ermöglichen.
Praxisbeispiel, wie ein elektronisches Angebot abgegeben wird:
1) Registrierung auf der Plattform
Für die elektronische Angebotsabgabe muss sich der Bieter auf der eVergabe-Plattform registrieren. Nach Eingabe aller Daten auf der Plattform erhält der Bieter eine Email, die er bestätigen muss. Ab diesem Zeitpunkt kann der Plattformbetreiber den Bieter über die Bieterdaten (Name, Adresse, Telefon) sowie über die IP-Adresse eindeutig identifizieren. Nach der erfolgreichen Registrierung kann sich der Bieter jederzeit auf der Plattform einloggen.
2) Erstellen des Angebotes
Der Bieter erstellt wie gewohnt sein Angebot auf seinem PC, z.B. mit seiner Kalkulationssoftware. Er speichert das Angebot in einem Dokument (Word, Excel, PDF, GAEB, etc.)
Zusätzlich füllt der Bieter die von der Vergabestelle geforderten Formblätter und weiteren Unterlagen aus.
Wir empfehlen, auf dem PC einen Ordner anzulegen, in dem alle zu einem Angebot gehörenden Dokumente gespeichert werden.
3) Elektronische Übermittling des Angebotes
Im nächsten Schritt wählt der Bieter die entsprechnde Ausschreibung auf der eVergabe-Plattform aus und aktiviert dort die Angebotsfunktion. An dieser Stelle lädt der Bieter alle relevanten Dokumente auf die Plattform hoch.
Zusätzlich muss der Bieter auf der Plattform die Angebotssumme, einen eventuellen Nachlass, Nebenangebote, weitere Bemerkungen und die handelnde Person eintragen. Danach kann das Angebot elektronisch an die Vergabestelle übermittelt werden.
4) Protokoll der Angebotsübermittlung
Die Übermittliung des Angebotes wird von der eVergabe-Plattform elektronisch protokolliert. Alle Daten und der Zeitpunkt der Übermittlung werden exakt gespeichert. Der Bieter erhält ein Protokoll der erfolgreichen Angebotsübermittlung als Beleg. Das Angebot befindet sich nun verschlüsselt im elektronischen Tresor der Vergabestelle.
5) Angebotseröffnung durch die Vergabestelle
Zum Submissionstermin wird der elektronische Angebots-Tresor von zwei Mitarbeitern der Vergabestelle im Vier-Augen-Prinzip geöffnet. Die Angebote sind jetzt für die Vergabestelle unverschlüsselt im Klartext sichtbar. Das Protokoll der Angebotseröffnung und die Niederschrift wird von der eVergabe-Plattform automatisch erzeugt.