Elektronische Signaturen Textform, Fortgeschrittene, Qualifizierte
Eine elektronische Signatur erfüllt den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten und stellt damit die digitale Variante der Schriftform dar. Der Unterzeichner beziehungsweise der Signaturersteller ist eindeutig identifizierbar, somit lässt sich die Integrität der signierten elektronischen Daten überprüfen.
Wichtige Änderung seit Juni 2016: Für Vergaben nach VgV, VOB und UVgO hat der Gesetzgeber zur Vereinfachung der Verfahren die sogenannte Textform nach § 126 (b) BGB als vollumfänglich ausreichend und damit als Standard festgelegt! Die Übermittlung von Angeboten in Textform ist einfach und gebührenfrei möglich.
In Ausnahmefällen kann von der Vergabestelle die qualifizierte elektronische Signatur oder fortgeschrittene elektronische Signatur zusätzlich gefordert werden. Welche Signatur gefordert wird, soll in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung festgelegt sein.
3 Lösungen für die elektronische Angebotsabgabe:
Somit existieren heute drei Lösungen parallel, die die Anforderungen einer elektronischen Signatur erfüllen. Alle drei Lösungen sind 100% rechtskonform. Die Lösungen unterscheiden sich für Bieter insbesondere durch den zum Teil erheblichen administrativen Aufwand und die Kosten (siehe 2 und 3).
Lösung 1:
Textform nach § 126 (b) BGB
Die kostenlose Lösung zur Vereinfachung der elektronischen Angebotsabgabe
Ist „Textform“ nach §126(b) BGB vorgeschrieben, muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.
Jedes von Ihnen hochgeladene Dokument (Word, Excel, Gaeb, PDF, eingescanntes Angebot, etc.) entspricht der Textform. Wichtig ist dabei die Nennung des Vor- und Nachnamens der erklärenden Person. Diese Person wird von der aumass eVergabe-Plattform zur Sicherheit bei der Abgabe eines Angebotes explizit abgefragt.
Die Textform ist damit sehr einfach in der Handhabung und zudem gebührenfrei. Die hohen Hürden der komplizierten und teueren elektronischen Signaturverfahren sind damit vom Gesetzgeber abgeschafft worden.
Lösung 2:
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Im vollständigen Gegensatz zur Textform nach 126 (b) BGB wird die fortgeschrittene elektronische Signatur mit einem individuellen personalisierten Signaturschlüssel (Softwarezertifikat) erstellt.
Nach der Bestellung bei einem Anbieter und Überprüfung Ihrer persönlichen Daten wird Ihnen das Softwarezertifikat durch Ihren Anbieter ausgestellt und übermittelt. Zusätzlich erhält die Person per Post ein Passwort für das Zertifikat.
Wird eine elektronische Signatur von der Vergabestelle vorgegeben, wird das Softwarezertifikat abgefragt und durch Eingabe des Passworts vom Bieter bestätigt. Die Softwarezertifikate erhalten Sie unter anderem bei der Bundesdruckerei oder bei der von uns empfohlenen Allgeier IT Solutions GmbH.
Lösung 3:
Qualifizierte elektronische Signatur
Als höchster Sicherheitsstandard gilt die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Diese arbeitet mit Hilfe einer Signaturkarte und einem Kartenlesegerät, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen.
Die Bestellung der Signaturkarte erfolgt bei einem Trustcenter in Verbindung mit einer postalischen Ausweishinterlegung. Nach circa 10 bis 14 Tagen erhält man das Kartenlesegerät, sowie die Signaturkarte und den dazugehörige PIN-Brief. Dieser Zeitraum kann je nach Anbieter unterschiedlich sein. Für Bieter bedeutet dieser Ablauf leider hohe Hürden, deshalb wird angeraten, sich vorher über die Lieferzeiten Ihres Anbieters zu informieren. Dies gilt insbesondere, wenn man in nächster Zeit an einer Ausschreibung teilnehmen möchte. Um die Signaturkarte zu aktivieren, muss diese nach Erhalt zudem nochmals freigeschaltet werden.
Die Signaturkarten und Lesegeräte sind auch über die örtlichen Industrie- und Handelskammern erhältlich. Sie erhalten Signaturen unter anderem bei der Bundesdruckerei, der Deutschen Telekom AG oder dem DGN Deutsches Gesundheitsnetz.
Wir empfehlen interessierten Bietern hierzu die Seite von DE-CODA. Dort finden Sie eine Übersicht der örtlichen Industrie- und Handelskammern mit entsprechenden Ansprechpartnern.
Somit existieren heute drei Lösungen parallel, um ihr Angebot zu übermitteln. Alle drei Lösungen sind 100% rechtskonform. Die Lösungen unterscheiden sich für Bieter insbesondere durch den zum Teil erheblichen administrativen Aufwand und die Kosten (siehe 2 und 3).