eVergabe Einführung Leitfaden für Vergabestellen
Dass die eVergabe kommt, steht seit der Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/23/EU, 2014/24/EU, 2014/25/EU im Jahre 2014 durch das europäische Parlament fest. In Deutschland ist die Einführung auf nationaler Ebene mit dem E-Government Gesetz festgelegt. Mittlerweile wurden auch auf Landesebene die Einführungsfristen und Wertgrenzen weitestgehend niedergeschrieben. Kurz zusammengefasst werden ab 2019/2020 alle öffentlichen Vergabeprozesse auf elektronische Vergabe umgestellt.
Besonders für die Vergabestellen bedeutet die Einführung der eVergabe zunächst eine erhebliche Veränderung der täglichen Praxis. Nahezu alle Vorgänge im Vergabewesen, die bisher mit dem Medium Papier durchgeführt wurden, werden künftig auf elektronische Medien, sprich eVergabe-Plattformen, umgestellt.
eVergabe kommt und erfordert anfangs bei allen Beteiligten ein Umdenken. Aber keine Angst. Wir haben seit 2008 etwa 400 Vergabestellen bei der Umstellung auf die elektronische Vergabe begleitet. Unseren Erfahrungen nach klappt die Umstellung gut, wenn Sie einige Grundsätze beachten.
Beginnen Sie rechtzeitig mit einfachen Verfahren
Wir helfen Ihnen gerne. Es ist wichtig, dass Sie erste Erfahrungen sammeln. Sie werden lernen, die Werkzeuge der Plattform zu bedienen und schnell deren Vorteile zu schätzen wissen. Sie werden durch Ihre ersten Vergabeverfahren Vertrauen in die Prozesse der eVergabe gewinnen und die reduzierte Arbeitslast kennen lernen.
Eine leistungsfähige Plattform sollte Ihnen eine gute Angebotstruktur und gute Vergabeergebnisse ermöglichen.
Wir empfehlen Ihnen, mit kleinteiligen Verfahren (beispielsweise beschränkten Ausschreibungen) und Ihnen bekannten Bieterkreisen zu beginnen. Sie werden erfahren, dass eVergabe einfach und effizient verwendet werden kann. Auch Ihre Bieter werden so vom ersten Tag an positiv mit den Vorteilen der eVergabe konfrontiert.
Nach der erfolgreichen Durchführung der ersten einfachen Verfahren empfehlen wir, die weitere Einführung in 4 Schritten zu planen.
Schritt 1
- Veröffentlichung
- Bereitstellung Vergabeunterlagen digital
erzeugt Vereinfachung für Auftraggeber, Print
optional möglich, jedoch nicht empfohlen - Eigene Internetpräsenz
- Installation eigenes Beschafferprofil
erzeugt positive Lieferantenbeziehung über die
eigene Webseite - Beschränkte Ausschreibungen durchführen
erzeugt positive Zuwendung und Beziehung mit
eigenen Bieterkreisen - Ex Ante Ex Post
Schritt 2 (zusätzlich)
- Optionale Entgegennahme von digitalen
Angeboten
erzeugt positive Annäherung der Bieter an die
Angebotsübersendung i.V.m. §126 (b) BGB
Empfehlung:
Die Ausgabe von Papier Unterlagen an die Bieter ausschließen. Stellen Sie die Unterlagen in digitaler Form auf Ihrer Webseite oder unter www.aumass.de zum Download zur Verfügung.
Schritt 3 (zusätzlich)
- E-Vergabe Akte
Vollständige interne Dokumentation als
E-Vergabe Akte führen
Schritt 4 (zusätzlich)
- Ausschließliche Entgegennahme von
digitalen Angeboten
als Forderung/Vorgabe des AG und damit
Ausschluss von Papier Angeboten!
Worauf Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters achten sollten:
- Ist die Plattform rechtskonform?
- Ist die Plattform einfach zu erlernen und einzuführen?
- Kann man die Plattform im praktischen Vergabealltag gut bedienen?
- Hat die Plattform den für Sie passenden Funktionsumfang?
- Fehlt etwas, oder ist die Plattform durch zu viele ungenutzte Funktionen zu komplex?
- Hat der Anbieter ein faires und transparentes Preismodell?
- Ist der Anbieter gut telefonisch erreichbar und bietet der Service kompetente Hilfe?
- Bietet die Plattform gute Einkaufsergebnisse für Ihre Ausschreibungen?
- Ist der Anbieter ein seriöses Unternehmen?
- Werden Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet?
eVergabe Portale:
Es gibt mehrere eVergabe Portale und Plattformen. Sie können diese im Internet leicht finden. Wir empfehlen, die Leistungen, die Kosten, die Bedienbarkeit und die Einkaufsqualität zu vergleichen.
Es würde uns freuen, wenn Sie aumass eVergabe mit in Betracht ziehen.